Asset Tracking Software - wichtiger als gedacht

Stellen Sie sich vor, für das rasante Wachstum ihres Unternehmens Zeit und Geld in die Rekrutierung der besten Talente der Welt investiert zu haben, nur um dann Motivation und Produktivität zu verspielen, weil die falsche Hardware vorbereitet oder versandt wurde.

Zugegeben, es scheint zunächst, als könnte es kein langweiligeres und weniger wichtiges Thema geben, wenn man über das Wachstum und den Erfolg des eigenen Unternehmens nachdenkt, als das Management und Tracking von IT- und anderem Inventar. Sobald man sich aber vor Augen führt, welchen Einfluss - positiv wie negativ - die Verfügbarkeit der richtigen Assets zur richtigen Zeit auf die Produktivität und Motivation aller Mitarbeiten haben kann, erscheint die Sinnhaftigkeit einer Investition in gute Asset Tracking Software offensichtlich.

In diesem Artikel beleuchten wir, worauf es bei der Auswahl einer geeigneten Lösung für das eigene Unternehmen ankommt und wie diese nicht nur Probleme in den Prozessen des Unternehmens vermeiden, sondern ein Teil des erfolgreichen Wachstums sein kann.

Worum geht es überhaupt?

Inventarverwaltung, Fixed Asset Management, Equipment Tracking, Software Asset Management, IT Asset Management Software (ITAM). Es gibt zahlreiche Begriffe für die Verwaltung von physischen oder virtuellen - nicht aber monetären - Werten im Unternehmen. Büroausstattung, Computer und anderes IT-Equipment gehören ebenso dazu wie Software-Lizenzen und andere Software Assets.

Was bringt der Einsatz professioneller Software für Asset Manager?

Die Bereitstellung von Geräten und anderer Ausstattung soll schnellstmöglich geschehen? Probleme oder gar Defekte sollen zügig erkannt und Reparaturen beschleunigt werden? Sie hätten gerne jederzeit Überblick über Garantiezeiten und Ausfälle? All dies kann eine gute Asset Tracking Software (engl. software for asset managers) leisten.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten? (TOP 10)

1. Zugriff von Überall
   In 2022 sollte eine SaaS Lösung Standard sein. Den Überblick und die Effizienz, die ein Zugriff von jedem Ort der Welt aus gewährt, stellt einen Vorteil dar, auf den man nie wieder verzichten möchte. Cloud basierte Dienste sind zudem leichter integrierbar.
2. Zuordnung zu Mitarbeitern
   Die Möglichkeit, Equipment einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen und die Ausgabe von Mitarbeitern quittieren zu lassen - idealerweise mit einem anpassbaren Dokument, das an die Anforderungen an Compliance Richtlinien des Unternehmens angepasst werden kann - sind elementare Funktionen, wenn man auf Effizienz Wert legt.
3. Ihre Daten gehören Ihnen
   Wie bequem die Bedienung auch sein mag, Ihre Daten gehören Ihnen. In der Praxis ist das aber nur tatsächlich der Fall, wenn Sie auch an all Ihre Daten jederzeit herankommen. Eine umfangreiche Import/Export Funktion ist daher Pflicht. So stellt detailliertes Reporting oder auch Audit Vorbereitung keine Herausforderung mehr dar.
4. Abteilungen, Standorte, Lieferanten
   Wissen um die Herkunft, den Aufenthaltsort, und die Abteilungszugehörigkeit sind die Basis für jede Optimierung von Prozessen. Idealerweise umfasst dies die Historie und den genauen geografischen Standort.
5. Mobile Apps
   Eine wahre Verwaltung von Überall ist eigentlich nur möglich, wenn auch Mobile Apps für iOS und Android verfügbar sind. Idealerweise enthalten diese auch Bar-/QR-Code Scan Funktionalität und vermeiden so hohe Kosten für industrielle Scan-Geräte.
6. Abteilungsverwaltung
   Wachstum ohne Delegieren kann nicht funktionieren. Auch beim Asset Management gehört die Möglichkeit, die Verwaltung der Assets einer Abteilung an einen Abteilungs-Manager zu delegieren, zu den wesentlichen Funktionen, sofern man nicht schnell aus der Software herauswachsen möchte. Abteilungs-Managern sollten ein eigenes Dashboard und umfangreiche Funktionen für Verwaltung und Reporting zur Verfügung stehen.
7. Mitarbeiter Support
   Was tun Mitarbeiter, wenn eines ihrer Geräte defekt ist? Wie bequem und schnell können sie den Defekt melden? Eine passive Verwaltung reicht nicht aus, Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, Support Tickets einzureichen. Idealerweise von ihrem eigenen Dashboard in der Software. Das Risiko, wertvolle Zeit zu verlieren wird so minimiert.
8. Software Asset Management (SAM)
   IT Asset Management besteht nicht nur aus Hardware. Softwarelizenzen benötigen durchdachtes Lizenzmanagement, um das Risiko des Produktivitätsverlusts aufgrund abgelaufener Lizenzen zu vermeiden. Insbesondere aus Compliance Perspektive sollte daher darauf geachtet werden, dass Software (mit)verwaltet werden kann, nicht nur physische IT Assets.
9. Integration mit vorhandenen Tools
   Achten Sie weniger auf Logos mit denen für Integrationen mit verschiedenen Tools geworben wird. Wichtiger ist das Angebot von individuell anpassbarer Integration, durch die eine Lösung zielgenau in bestehende Systeme und deren Prozesse eingebunden werden kann. Insgesamt sollte eine Integration aber auch nicht überbewertet werden, da sich der Nutzen in Grenzen hält.
10. Home Office
    Insbesondere seit 2020 sollte Ihnen bewusst sein, dass kein Unternehmen mehr ohne Arbeit im Home Office überleben kann. Hier den Überblick zu behalten und effizient Support leisten zu können, stellt eine neue Herausforderung dar. Achten Sie darauf, dass die Lösung Heimarbeit gezielt unterstützt.

Zusammenfassung

Welche der oben genannten Aspekte für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind und welche eine weniger große Rolle spielen, ist natürlich eine individuelle Entscheidung. Denken Sie bei der Auswahl aber niemals nur an die aktuellen Anforderungen, sondern immer auch an die Wachstumsambitionen und die damit verbundenen Herausforderungen. Ein Systemwechsel ist immer mit mehr Aufwand und Kosten verbunden als die Investition in ein Tool, das mit Ihnen wachsen kann.

Machen Sie nicht den Fehler, das eigene Unternehmen noch für zu klein zu halten, um eine professionelle Asset Tracking Software einzusetzen. Wenn durch Ineffizienz oder Fehler die Produktivität nur eines von 10 Mitarbeitern in Mitleidenschaft gezogen wird, sind die Kosten für Ihr Unternehmen enorm. Eine gut funktionierende und bequem zu bedienende Asset Management Software kann zudem bei zunehmender Größe des Unternehmens bedeutende Kosteneinsparungen erzielen.

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